۳- نیروی انسانی باید در موقعیت متناسب با قابلیت های شخصی و توانمندی عملیاتی به کارگرفته شود:
اغلب نیروهایی که ارتباط معنی داری بین علایق و تحصیلات و همچنین آینده شغلی خود با دوره های آموزشی طراحی شده سازمان نمی یابند در دوره آموزشی شرکت نکرده و اگر شرکت نمایند انگیزه ای برای یادگیری از خود نشان نمی دهند. بنابرین لازم است سعی شود در استخدام و به کارگیری نیروی انسانی به نحوی عمل نمود که افراد در جایگاه تخصصی خود به کار گرفته شوند و از طریق آموزش های کوتاه مدت این توانایی ها را افزایش داده و اهداف سازمان به نحو مطلوب تر محقق گردد.
۴- افزایش کارایی نظام آموزشی کارکنان به طور مستمر مد نظر قرار گیرد:
به منظور بهبود عملکرد نظام آموزشی سعی شود در نظام آموزشی تغییراتی را به وجود آورد ونتایج حاصل از آموزش را در عملکرد نیروی انسانی مورد تجزیه و تحلیل قرار داد که آیا شیوه آموزش در بهبود وظایف و اهداف سازمان مؤثر بوده است یا خیر؟. رویدادهایی که موجب کاهش درونی و بیرونی امر آموزش می شود را شناسایی کرد تا تحت کنترل درآیند. کارایی درونی در رابطه با بروندادهای نظام آموزشی نسبت به هزینه های انجام شده و کارایی بیرونی در رابطه با پیامدهای نظام آموزشی نسبت به دروندادهای آن در نظر گرفته می شود.
۵- نظام آموزشی نقش یاری دهنده را بر عهده داشته باشد نه ناظر و بازدارندگی:
مسئولان سازمان از جمله مسئولان آموزش باید ضمن ایجاد انگیزه در کارکنان و آگاهی دادن به آن ها نسبت به تغییرات، زمینه فعالیت بیشتر و مداوم را فراهم نمایند. ایجاد محیط سازنده تشکیلاتی و برقراری ارتباط میان مدیران و اعضای نظام آموزشی کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان باید بین جامعه زیر پوشش نظام آموزشی، عرضه خدمات آموزشی و اعضای نظام مورد نظر، امکان تماس بیشتر را فراهم نماید تا از طریق شناسایی نیازهای آموزشی، عرضه خدمات آموزشی را در جهت کیفیت بهتر سوق دهد. در این رابطه باید جو سازمانی چنان باشد که زمینه اظهار نظر، عدم سوء تعبیر نظرهای بیان شده و از بین بردن احساس تردید نسبت به عواقب نظرهای ابراز شده را فراهم سازد.
۶- پاداش طی دوره های آموزشی:
اگر فردی پس از طی دوره آموزشی و کاربرد داشته های خود در انجام وظایف محوله با شخصی که در دوره آموزشی شرکت نمی کند یکسان فرض شود، مسلم است دیگر انگیزه ای برای شرکت در دوره های آموزشی در خود احساس نمی کند و بنابرین در بلندمدت اهداف سازمان محقق نخواهد گردید. چرا که تغییر نتیجه یک فرایند است، اگر کارکنان از نتیجه تغییر منتفع نگردند، انگیزه ای جهت پیشرفت شغلی در خود احساس
نمی کنند و برانگیخته نمی شوند، وجود دور ه های آموزشی بایستی قدرت لازم را داشته باشد تا ایجاد انگیزه در کارکنان را موجب گردد.(محمدی،رنجبر).
۲-۱-۱۵ ظرفیتسازی آموزشی:
مؤلفه “ظرفیتسازی” را ایجاد یک راه و روش نظامگرا و برنامه ریزی شده برای دگرگون کردن باورها،
نگرشها، ساختار و برنامه های آموزشی تعریف می‌نمایند که به موجب آن سازمان را قادر می سازد تا با آهنگ گیجکننده تغییرات محیطی سازش بهتری پیدا نماید. بر مبنای این تعریف، ظرفیتسازی نمی‌تواند یک جریان موقت و کوتاهمدت باشد، بلکه باید آن را برنامه‌ای مداوم برای بهبود اثربخشی آموزش دانست که وظیفه اصلی آن متحول نمودن رفتار و عملکرد سازمانی افراد میباشد.
گزاره های اثرگذار در ظرفیتسازی:
۱- تغییرات گسترده و روزافزون اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و….
۲- عدم چابکی و چالاکی مؤثر و رضایت‌بخش نظام آموزش سازمان.
۳- دگرگونی و افزایش خواسته‌ها و نیازهای بازار مشتریان.
۴- اصلاح کارگروهی و بین گروهی.
۵- اصلاح ارتباطات و بهبود مهارت های مدیریتی.
۶- افزایش دانش شخصی و سازمانی.
۷- کوشش برای اصلاح فرهنگ آموزشی سازمان.
مراحل ظرفیتسازی:
پیش فرضهای اصلی مراحل مورد اشاره شامل: تشخیص(علتیابی)، طراحی و اجرای برنامه عملیاتی، به کارگیری مداخله کننده ها، ارزشیابی و بازخورد (ابداعات) میباشند.که به شرح زیر ارائه میگردد:
۱- علتیابی:
شناسایی مشکل و تعیین اینکه مربوط به کدامیک از زمینه‌های چهارگانه ساختاری، برنامه‌ریزی، اجرایی و یا نظارتی میباشد.
۲- جمع آوری اطلاعات:
با بهره گیری از روشهای مناسب نظیر پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده، اطلاعات مورد نیاز جمع آوری میگردد.
۳- تحلیل و طبقه بندی:
بر اساس نتایج به دست آمده، دلیل یا دلایل ایجاد مشکل مشخص می‌‌شود.
۴- طرحریزی:
متناسب با نوع مشکل و پتانسیل موجود، برنامه و روشهای آموزشی مناسب، طراحی و انتخاب می‌شوند.
۵- ابداعات:
با ارزیابی دقیق از برآیند کار از آن به عنوان یک فرصت برای توسعه ظرفیتهای آموزشی استفاده میگردد.
(کای آلوارز[۹]،۲۰۰۴).
پیش نیاز اصلی مراحل یاد شده، باور و حمایت سازمان در ضرورت انجام این کار میباشد، که البته این خود به احساس نیاز به نوآوری از یک سو و احساس نارسایی و کاستی در فعالیت‌ها از سوی دیگر بستگی دارد. با توجه به اینکه عنصر اصلی، کارکنان هستند و این خواست سازمان میباشد که آموزش تغییرات لازم را در آنان ایجاد کند، لذا مدیران آموزش باید از بازخوردهای ایجاد شده در اجرای مراحل فوق نهایت استفاده را بعمل آورده و از آن در توسعه ظرفیتها بهره برداری نمایند.
۲-۱-۱۶ شرح وظایف واحد آموزش ضمن خدمت کارکنان دانشگاه :
۱- نیاز سنجی آموزشی.
۲-برنامه ریزی لازم جهت برگزاری دوره ی آموزشی.
۳- پیش‌بینی اعتبار مالی و اخذ موافقت لازم جهت مجوزهای مالی دوره از مسئولین ذیربط.
۴- ایجاد تمهیدات لازم جهت فراهم ساختن امکانات مورد نیاز با هماهنگی مسئولین مربوطه.
۵- هماهنگی با استاد جهت حضور در دوره ی آموزشی حضوری.
۶- تهیه سرفصلها و مطالب مرتبط با دوره های آموزشی غیرحضوری و مجازی .
۷- پیاده سازی مطالب آموزشی در فرمت الکترونیکی برای دوره های مجازی.
۸- ثبت نام کلیه متقاضیان شرکت در دوره های آموزشی.
۹- اطلاع رسانی و گزارش بموقع به مسئولین مربوطه.
۱۰- حضور در دوره ی آموزشی به منظور برگزاری صحیح و مطلوب آن.
۱۱- شرکت در جلسه آزمون حضوری و غیر حضوری و نظارت بر حسن اجرای آن.
۱۲- تکمیل شناسنامه های آموزشی پرسنل.
۱۳- صدور گواهینامه های آموزشی.
۱۴- بررسی و تأیید گواهینامه های آموزشی که کارکنان خارج از سازمان دریافت نموده اند.
۱۵- ارائه گزارش پایان هر سال برای کلیه شرکت کنندگان در دوره های آموزشی جهت انعکاس در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان .
۱۶- انجام سایر امور محوله از سوی مدیر واحد آموزش
۲-۳ بخش دوم: ارزیابی عملکرد
